Проконсультируем бесплатно,
прямо сейчас

+79100022759
ZAKAZ@NA10.RU

Делопроизводство

Просмотров: 0

Данный материал предназначен для подготовки научной работы и взят из открытых источников сети интернет. Администрация сайта не несет ответственность за правильность и достоверность содержания данного материала. В случае, если вы являетесь автором материала, для удаления его с нашего ресурса, напишите нам Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.
Заказать новую авторскую работу с высоким уровнем оригинальности по данной теме можно написав нам. Качество Вас порадует! Только личное общение автора и заказчика. Все консультации - бесплатно! Пиши нам в чат или заполни эту форму.
Сборник диагностических методик тут

Содержание

  1. Оформление выписки из документа.
  2. Организация документооборота в учреждении.
  3. Требования к тексту служебных документов.
  4. Составьте и оформите справку о факте обучения в колледже для предоставления по месту работы.
  5. Составьте договор на поставку партии женских демисезонных пальто, выпускаемых ОАО «Элема» Дому торговли «Радуга». В тексте договора укажите ассортимент, цену, порядок поставки и расчетов, а также другие необходимые условия.

Ведение документации является важнейшим элементом ведение любого бизнеса. От того, насколько грамотно и аккуратно оформлены документы, зависит скорость реализации многих задач, поэтому изучение правил ведения документации является актуальным.

1. Оформление выписки из документа.

Характерным свойством документов является то, что они служат источниками и носителями информации. Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». Документы широко используются в повседневной деятельности. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, учета, являются способом доказательства (так как имеют юридическую силу), историческими источниками. Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того чтобы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Документы классифицируются по различным признакам:

  • по способу фиксации информации – письменные, графические, фото-и кинодокументы, электромагнитные;
  • по содержанию – организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу;
  • по видам – типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные;
  • по степени сложности – простые, сложные;
  • по месту составления – внутренние, внешние;
  • по срокам исполнения – срочные, несрочные;
  • по происхождению- служебные, официально-личные;
  • по степени гласности – обычные, секретные, для служебного пользования;
  • по юридической силе – подлинные, подложные;
  • по назначению – подлинник, черновик, копия (отпуск, выписка из документа, дубликат);
  • по срокам хранения – постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения ( свыше 10 лет).
  • по роду деятельности – плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, по изобретениям и открытиям и т.д.

На основании такого распорядительного документа как приказ, может быть получен самостоятельный документ «Выписка из приказа», который представляет собой копию какой-либо его части. Выписка из приказа заверяется проставлением реквизита «Заверение копии документа».

2. Организация документооборота в учреждении.

О фирме можно судить уже по тому, насколько грамотно в ней поставлено делопроизводство. В этом случае действует принцип, о котором сказано в русской пословице: «По одежке встречают, по уму провожают». Документация – это «одежка» любой фирмы. Имидж может быть испорчен, если в документах нет порядка, если фирма не придерживается при их оформлении общеустановленных правил. От организации делопроизводства в целом зависят оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Документооборот – это движение документов в учреждении, организации, на предприятии с момента их создания или получения до завершения или отправления. Документооборот включает следующие этапы: прием и обработка документов; распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; передача и доставка документов; контроль за исполнением документов; формирование дел; передача дел на архивное хранение; уничтожение документов. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов.

Входящие документы – документы, поступающие а учреждение. Исходящие документы – отправляемые из учреждения. Внутренние документы – документы, создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы. Поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждения образуют поток исходящей документации. Движение документов в учреждении должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные, зигзагообразные и другие повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя. В целях ускорения обработки документов целый ряд операций можно проводить параллельно. Например, копирование документа в нескольких экземплярах вполне правомерно, если исполнением этого документа занято несколько подразделений-исполнителей (или должностных лиц).

Возвратное перемещение документа исключает передачу необходимой информации по телефону или с помощью регистрационных карточек. При проектировании рационального документопотока в учреждении составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные  маршруты движения документов и определить этапы их обработки. Под объемом документооборота   понимают количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный период времени. Например, вычислим документооборот за 2004год в учреждении.

Расчет документов проходящих через каждый отдел в среднем в день:

Бухгалтерия:

Входящие письма – 45, исходящие – 30, счета – 65, платежные документы – 30, факсы – 5, договора – 20;

Отдел продаж:

Входящие письма – 50, исходящие – 25, факсы – 20, оригиналы контрактов – 5, акты – 6, счета – 20;

Юридический отдел:

Входящие письма – 20, исходящие – 10, налоговые документы – 5, пакеты документов с дистрибьюторами – 15, нотариальные документы – 15;

Отдел IT:

Входящие письма – 5, исходящие – 5, информационные факсы – 5, счета на оплату – 13, факсы - 3;

Отдел Маркетинга:

Входящие письма – 30, исходящие – 15, факсы – 10, рекламные буклеты – 15, договора с рекламными, издательскими и др. компаниями – 5, акты по оказанию услуг или накладные на товар – 10

Отдел кадров:

Входящие письма – 25, исходящие – 20, резюме – 5, Личные дела сотрудников – 6, Информационные письма/факсы и договора с образовательными, рекламными, издательскими, страховыми и др. организациями - 10, Приказы по л/с – 3.

Итого в среднем в день в учреждении: 571.Итого документооборот в среднем  в год:  571 x  24 x 12 = 164 448.

Порой имеет место неоправданное возрастание количество документов, создаваемых и обрабатываемых в учреждениях, организациях и на предприятиях. Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. Сокращению документооборота способствует также уменьшение объемов документов и экономия бумаги. Большая роль сокращению документооборота принадлежит контролю за исполнением документа. Немалые резервы сокращения документооборота  имеются в организации, где практикуется копирование и размножение документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности. Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов.

3. Требования к тексту служебных документов.

 Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф о согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки: от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

  1. после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
  2. после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
  3. после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
  4. после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;
  5. после 40 печатных знаков для реквизита «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;
  6. после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;
  7. после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для простановки кодов по ОКПО и ОКУД, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора. При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал.
В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Текст может делиться на составные части: главы, пункты и подпункты. Каждая составная часть должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать все номера соответствующих составных частей более высоких степеней деления. Номер главы должен состоять из одного числа:1,2,3 и т.д. номер пункта составляется из номера главы и номера пункта, разделенных точкой: 1.1, 1.2, 1.3 и т.д., а номер подпункта – из номеров главы, пункта и подпункта, разделенных точкой: 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 и т.д. При более мелком делении сохраняется тот же принцип нумерации.

Для лучшего восприятия каждую законченную мысль выделяют в отдельный абзац. Первую строку каждого абзаца принято выделять красной строкой , т.е. отступом от границы левого поля на 5 интервалов. Первые буквы каждой красной строки надо располагать строго одну под другой. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.  При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", или ."были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.  Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов. выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказах, распоряжениях т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").  В распорядительных документах коллегиальных органов те излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").  В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываю", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("от осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "МИД считает возможным").

Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делаете следующей форме:  Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, нeoбxoдимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например: Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием название распорядительного документа, его даты и номера.  Например: Приложение к постановлению администрации области  от 10.01.97 № 30.

4. Составьте и оформите справку о факте обучения в колледже для предоставления по месту работы.

Справка – документ, содержащий описание, подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки составляют по указанию вышестоящих органов или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений. Справки оформляют на общих бланках. Текст справки состоит из констатации факта, послужившего основанием для составления справки. Если справка включает несколько вопросов, то текст разбивают на подразделы. Число подразделов определяется количеством рассматриваемых вопросов. Текст может быть оформлен в виде  таблицы. Если справка содержит сведения финансового характера, то ее подписывает руководитель организации и главных бухгалтер и, кроме того ставится печать. Справки личного характера удостоверяют какой-либо юридический факт. Они подготавливаются на трафаретных бланках, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером, заверяют гербовой печатью.

 

Минский экономический колледж                                 ООО   «Заря»

Пр. Машерова, 26

220000, г. Минск

Республика Беларусь

СПРАВКА

15.01.2005 № 362

 

Петров Валентин Павлович учится на бюджетном отделении факультета «Бухгалтер торговых предприятий»

 

Директор                           ________________                     С.Г. Миронов

5. Составьте договор на поставку партии женских демисезонных пальто, выпускаемых ОАО «Элема» Дому торговли «Радуга». В тексте договора укажите ассортимент, цену, порядок поставки и расчетов, а также другие необходимые условия.

 

КОНТРАКТ

01.10.2005г                                                                                       №135/9

г. Минск

на поставку партии демисезонных пальто

ОАО «Элема» в лице представителя Иванова С.Н., действующего на основании доверенности №2154 от 30.09.2005г., именуемое в дальнейшем Продавец, с одной стороны, и Дом торговли «Радуга» в лице Князева Ю.Н., действующей на основании Устава, именуемый в дальнейшем Покупатель, с другой стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем:

1.  ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА

  • Продавец продает, а Покупатель покупает демисезонные пальто производства ОАО «Элема» именуемую в дальнейшем Товар, на условиях, определенных настоящим контрактом.
  • Количество и ассортимент Товара определяется спецификацией, прилагаемой к контракту. Товар поставляется Покупателю в упакованном виде, если стороны не договорились об ином.

 2. УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ И РАСЧЕТОВ

2.1. Поставка Товара производится в течение 7 дней после поступления денег на расчетный счет или в кассу Продавца. Поставка Товара в пределах Минска осуществляется транспортом Продавца и за его счет.

2.2. Все платежи производятся в белорусских рублях. Сумма платежа, производимого Покупателем, пересчитывается по курсу ММВБ, установленному на дату платежа.

2.3. Форма оплаты по настоящему контракту производится в 2 этапа: 50%; 50%.

3. ЦЕНА

3.1. Продажа Товара производится по ценам Продавца.  Цена устанавливается в долларах США и включает стоимость упаковки, маркировки, страховые сборы, другие сборы и налоги.

3.2. Сумма, оплачиваемая Покупателем за Товар, составляет 3 000 (Три тысячи) долларов США.

4. КАЧЕСТВО ТОВАРА

4.1. Качество проданного Товара должно соответствовать образцам, каталогу ОАО "Элема" и сертификату качества.

5. УПАКОВКА

5.1. Упаковка должна обеспечивать полную сохранность Товара, предохранять его от повреждений при транспортировке, а также предохранять товар от атмосферных воздействий.

  1. СДАЧА-ПРИЕМ ТОВАРА.

6.1. Сдача-прием Товара оформляется подписанием Покупателем и Продавцом акта сдачи-приема при условии полной оплаты полученного Товара и отсутствии претензий сторон друг к другу.

6.2. Право собственности и риски переходят к Покупателю с момента подписания акта сдачи-приёма.

  1. САНКЦИИ.

7.1. За отказ от поставки Товара Продавец возвращает Покупателю все перечисленные ему платежи за данный Товар, а также выплачивает ему неустойку в размере 10% стоимости непоставленного Товара.

7.2. В случае обнаружения скрытых дефектов Товара Покупатель имеет право возвратить Продавцу некачественный Товар и потребовать его замены за счет Продавца.

7.3. За просрочку поставки или за недопоставку Товара в установленный срок Продавец уплачивает Покупателю: за просрочку до 10 дней неустойку в размере 5%, за просрочку свыше 10 дней - неустойку в размере 7,5% стоимости непоставленного в срок Товара. Уплата неустойки не освобождает Продавца от обязанности выполнения условий контракта.

 8. ФОРС-МАЖОР.

 8.1. Стороны могут быть освобождены от ответственности за невыполнение условий контракта в случае наступления форс-мажорных обстоятельств: военных действий, природных явлений, актов органов власти и управления, влияющих на выполнение контрактных обязательств. Сторона, пострадавшая от форс-мажорных обстоятельств, должна в течение 3 дней известить другую сторону о их наступлении или окончании.  

  1. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ

9.1. Все споры или разногласия по данному контракту подлежат рассмотрению в арбитражном суде г. Минска, решение которого становится обязательным для сторон.

  1. СРОК ДЕЙСТВИЯ.

10.1. Контракт вступает в силу с даты его подписания обеими сторонами и действует до полного выполнения ими обязательств по данному контракту.

  1. ДРУГИЕ УСЛОВИЯ.

11.1. Контракт может быть досрочно расторгнут по взаимному согласию или инициативе одной из сторон. Сообщение о расторжении должно быть отослано не позднее 3 дней до предполагаемой даты расторжения.

  1. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН:

       ПРОДАВЕЦ                                                              ПОКУПАТЕЛЬ
ОАО «Элема»                                                          Дом торговли «Радуга»

Г. Минск, ул. Жукова,12                                          г.Минск, ул. Машерова,36

Республика Беларусь                                               Республика Беларусь

УНП 2154521545                                                      УНП 21651231652

р/с2315464216875121                                               р/с 3123165423035465

АСБ Беларусбанк г. Минск                                      ОАО Приорбанк г. Минск

Директор  _________ Иванов С.Н                         Директор ________ Князев Ю.Н.

ОАО «Элема»                                                           Дома торговли «Радуга»

                                                                                                        Приложение 1

СПЕЦИФИКАЦИЯ ДЕМИСЕЗОННИХ ПАЛЬТО К ДОГОВОРУ №135/9 ОТ 01.10.2005Г.

Наименование товара Артикул Размер Количество, шт.
Пальто женское красное 21357 42-44 60
Пальто женское красное 21357 44-46 56
Пальто женское красное 21357 48-50 15
Пальто женское красное 21357 50-52 9
Пальто женское с опушкой 65415 44-46 42
Пальто женское с опушкой 65415 46-48 40
Пальто женское с опушкой 65415 48-50 24
Полупальто в клетку 59841 46-48 12
Полупальто в клетку 59841 48-50 16
Полупальто в клетку 59841 52-54 8
ИТОГО: 282

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

  1. Андрианов В.И., Соколов А.В. Организационно-распорядительная документация. -М.: Изд-во стандартов, 2001, с.189.
  2. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высш.шк., 1989, с.205.
  3. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – М.: Изд-во стандартов, 2002,с 169.
  4. Давыдова Э.Н. О порядке применения отечественного Перечня типовых документов. – Мн.: БелНИИИДАД, 1999, с.189.
  5. Давыдова Э.Н., Левчик П.А. Альбом организационно-распорядительных документов. – Мн.: БелНИИИДАД, 1999, 123.
  6. Михальченко А.М., Давыдова Э.М. Справочник по делопроизводству. – Мн.: Полымя, 1998, с.337
  7. Стенюко М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению предприятия. – М.: ПРИОР, 2003, с. 406.